Hvor mange gange har du bemærkede til en person, der ikke er nok timer i dag? Den sørgelige sandhed er ikke sagen, hvor meget du ønsker det, er det usandsynligt, at du kan få mere end 24 timer i hver dag. Så er tricket til tidsstyring virkelig, hvordan du får mest muligt ud af de timer, du har. Én måde at gøre det er at blive en ekstraordinær planner af din dag. Det er ikke meget vanskeligt-tager bare nogle grundlæggende viden og en masse disciplin. Som coach, jeg kan hjælpe dig med begge dele, men viden er lige nu vil jeg dække.
Indstille afsat tid til at planlægge
Dette er virkelig det første skridt. Du er nødt til at planlægge en vane, og gøre opgaven religiøst. Jeg er afsat time søndag morgen at planlægge min uge. I orden nemlig mig for at sikre, at uge går efter planen, skal jeg have “en plan” til at starte med. I begyndelsen, kan det tage dig længere end en time, men når du har gjort planlægning for et stykke tid, vil du få mere effektivt på det. Du vil også føle meget mere målrettet, når du har identificeret, hvad du ønsker at opnå for ugen.
Planlægge mindst en uge ad gangen
Nogle mennesker kun har planer om en dag ad gangen, men jeg tror at du skal være mere fremsynet end. Så jeg foreslår du fokus på mindst én uge ad gangen, men også gennemgå hvad kan komme i den næste måned, mens du overvejer hvad man skal prioritere for den næste uge. Jo mere proaktiv du er ved dit liv, jo mindre ofte vil du finde dig selv skulle reagere på uforudsete situationer.
Identificere din “store sten” for din uge
Hvis du ikke ved hvad jeg mener, skal du læse Stephen Covey. Han lavede en mesterlig illustration ved hjælp af en spand, nogle sand og flere sten i forskellige størrelser. Han forklarede, at sandet repræsenterer alle de travle arbejde, at vi skal gøre, ligesom besvare telefonen, læse e-mail, arkivering væk papirer, osv. Klipperne repræsenterer alle de vigtige ting, som vi skal gøre, som målsætning for år lancerer et nyt projekt, at skabe en vision for dit team, osv. Spanden repræsenterer hele tiden vi har for alle krav til vores liv.
Hvad sker der med de fleste af os er at vi fylde vores spande med sand først, og derefter kan vi kun sætte et par sten på toppen, og der er ikke mere plads for resten. Han antydede at vi sætter alle vores sten ned i spanden først, og derefter udfylde alle de tilgængelige rum med sand. Og mirakuløst, alt passer i vores beholder!
Dette er filosofien du nødt til at ansætte når du planlægger din uge. Identificere alle dine store sten, og overdøve tid til at håndtere disse først. Så bekymre sig om sandet bagefter. Vi skal sørge for, at vi håndterer de vigtige ting først, og ikke lade den travle arbejde forbruge vores dage.
Tror 24/7
Jeg foreslår ikke, at du planlægger at arbejde 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen. Men jeg foreslår, at du tegner sig for 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen i din tidsplan. Hvis du undlader at overveje lørdage og søndage, fordi disse er din “dage off”, kan du finde på søndag aften, at du ikke har behandlet nogle af de huslige pligter, som du havde brug for at få gjort. Eller hvis du planlægger at have en middag, fest lørdag aften i næste uge, du havde bedre blokere off nogle tid fredag eller lørdag til at ordne huset, eller gå til markedet.
Planen personlige og spilletid
Tror ikke, at en tidsplan er kun til arbejde, dette er en plan for dit liv. Så, Sørg for at du blokere off tid til motion, eller “dato night” med din ægtefælle eller cheerleader tid til dine børns spil i din tidsplan. Husk, at målet er at have tid til at håndtere alt, hvad der er vigtigt for os, ikke bare ting, der er vigtige med hensyn til arbejde. Hvis du vil fredag for at være en dag, mental sundhed, blokere,. Du behøver ikke at sætte i nogen flere detaljer end. Men du ved, at hvis du ikke har planer om det, det ikke vil ske.
Efterlad nogle uforudsete udgifter tid i din tidsplan
Du ved bedre end at forvente at din alle dage gå præcis som planlagt. Lige når du er ved at virkelig fokusere på denne vigtige analyse du skulle gøre, sætter din chef du et møde, hvor din ekspertise er hårdt tiltrængt, og tidsplanen er skudt. Så, ikke proppe hver time på dagen med aktiviteter. Efterlad nogle uforudsete tid for dig at indhente når det uventede sker.
Disciplin, disciplin, disciplin
Når du har dine dage planlagt, du har brug at udøve disciplin og holde sig til hvad du har planlagt. Gøre alt, hvad du kan for at fjerne distraktioner og virkelig fokusere på hvad du skal gøre. Du vil blive overrasket hvor meget mere produktive, du kan være. Så lukker e-mail-programmet, slukke telefonen ringer og lad voicemail håndtere opkaldene, luk døren kontor for en time af så. Så når det er tid for dig at håndtere e-mail, og telefonopkald og drop-in besøgende, give alle dit fokus til aktiviteterne, derefter.
Copyright 2005 Inez Ng